Klient
InPost
Branża
Logistyka
Produkt
signaturiX
Skala
Polska
Wdrożyliśmy w firmie InPost nowoczesne, zaawansowane technologicznie narzędzie umożliwiające wygodne i bezpieczne podpisywanie dokumentów drogą cyfrową. Wierząc, że może on być idealną odpowiedzią na potrzeby lidera branży logistycznej - nie pomyliliśmy się.
InPost jako największy operator logistyczny w Polsce mierzył się z wyzwaniem optymalizacji procesu wysyłki-podpisywania-odbioru dokumentów. Firma wykorzystuje w swej działalności usługę dokumenty zwrotne ROD (ang. return of documents) - SmartCourier, polegającą na doręczeniu dokumentów do adresata, który ma obowiązek ich podpisania w obecności kuriera. Następnie są one zabierane przez kuriera z powrotem i dostarczane do nadawcy. To praktyczna usługa, którą udało się nam udoskonalić i unowocześnić.
| Długi czas obiegu dokumentów |
| Dotychczasowy proces obiegu dokumentów wiązał się z długim czasem realizacji - kurier dostarczał dokumenty do podpisu najwcześniej w kolejnym dniu roboczym od momentu nadania przesyłki, a zwrot do nadawcy zajmował kolejne 2 dni robocze. |
| Komplikacje logistyczne |
| Ponadto, był dość skomplikowany logistycznie i mógł wiązać się z ryzykiem zagubienia przesyłki oraz możliwą niekompletnością podpisanych dokumentów |
| Przepisy RODO |
| Dodatkowe wyzwanie stanowiło zachowanie poufności danych osobowych w związku z obowiązującymi przepisami RODO. |
Wystarczy, że Klienci InPostu prześlą odpowiednią dokumentację w formie elektronicznej, a dokumenty do podpisu trafiają od razu na tablet kuriera. Odbiorca składa w jego obecności podpis biometryczny rysikiem na tablecie, po weryfikacji tożsamości oraz po podaniu odpowiedniego kodu SMS do otwarcia przesyłki (wysyłanego do odbiorcy na jego telefon – kurier sam nie może otworzyć przesyłki i zapoznać się z treścią dokumentu). System sprawdza, czy wszystkie wymagane pola w dokumentach oraz liście przewozowym są odpowiednio wypełnione. Po dopełnieniu formalności (złożeniu podpisów pod dokumentami, listem przewozowym i checklistą), dokumenty zostają zwrócone do nadawcy w bezpiecznej, elektronicznej formie. Całość zostaje oznaczona pieczęcią kwalifikowaną, która daje kontrahentom absolutną pewność zabezpieczenia zarówno dokumentu, jak i złożonego na nim podpisu. Cały proces weryfikacji, podpisywania dokumentów oraz ich zwrotu do nadawcy trwa zaledwie kilka minut, dzięki czemu usługodawca może niemal natychmiast uruchomić usługę, której dotyczy zawierana z klientem umowa.
 |
| 1. |
| Przesłanie dokumentacji w formie elektronicznej na tablet kuriera. |
 |
| 2. |
| Następuje weryfikacja tożsamości, procedura otwarcia dokumentów i dopełnienie formalności. |
 |
| 3. |
| Złożenie podpisu biometrycznego w obecności kuriera. |
 |
| 4. |
| Odesłanie dokumentu do nadawcy w bezpiecznej, elektronicznej formie. |
Cały proces weryfikacji, podpisywania dokumentów oraz ich zwrotu do nadawcy trwa zaledwie kilka minut, dzięki czemu usługodawca może niemal natychmiast uruchomić usługę, której dotyczy zawierana z klientem umowa. Dzięki zastosowaniu signaturiX udało się również całkowicie uniknąć ryzyka zagubienia dokumentów, a wieloetapowy system zabezpieczeń dla przesyłek w usłudze e- SmartCourier uniemożliwia udostępnienie dokumentacji osobom trzecim. Ponadto, wdrożenie rozwiązania signaturiX zmniejszyło liczbę generowanych papierowych dokumentów i sprawiło, że cały omawiany proces stał się o wiele bardziej ekologiczny i ekonomiczny.
