Nowoczesny odbiór mieszkań

Lokum Deweloper tworzy mieszkania oraz lokale handlowo-usługowe we Wrocławiu i w Krakowie. Działalność firm z sektora wielorodzinnego budownictwa mieszkaniowego nieodłącznie wiąże się z generowaniem dużej liczby dokumentów, m.in. umów przedwstępnych, umów najmu oraz dokumentów potwierdzających odbiór mieszkania. W związku z tym, większość deweloperów mierzy się z wyzwaniem wytwarzania ogromnej ilość papieru i ponoszeniem znacznych kosztów. Tak też było w przypadku naszego Klienta. Co więcej, Lokum Developer zmagał się z uciążliwym i czasochłonnym procesem kompletowania umów oraz z koniecznością wygospodarowania odpowiedniej przestrzeni do ich późniejszego przechowywania (który, zgodnie z obowiązującym prawem, wynosi 6 lat) oraz archiwizowania. Wszystkie te czynności związane były oczywiście z wysokimi kosztami operacyjnymi.

 

Potwierdzenie odbioru mieszkania jest powszechnie możliwe dzięki złożeniu podpisu przez klienta na papierowych dokumentach. Prócz tego, w Lokum Deweloper, przedstawiciel musiał przenieść dane do odpowiedniego systemu, w celu wygenerowania raportu z odbioru. Był to czasochłonny proces, wymagający dodatkowego nakładu pracy i niosący ze sobą ryzyko popełnienia błędu m.in. podczas ponownego wprowadzania danych i zaznaczania wymaganych zgód na formularzu. Jako inwestor, a zarazem generalny wykonawca, Lokum Deweloper czuwa nad sprawnym i szybkim przebiegiem wszelkich prac na osiedlach. Firma przeprowadza skrupulatne kontrole mieszkań, podczas których sporządzany jest raport. Wykonywane są m.in. zdjęcia zgłaszanych przez najemców usterek lub sczytywany pomiar z liczników. Udokumentowane na fotografiach wady i spisane dane liczbowe stanowią późniejszy załącznik do dokumentacji, która przekazywana jest do odpowiednich podwykonawców. Ten pracochłonny proces generował dodatkowe papierowe dokumenty i wymagał od pracownika dokładności i używania dodatkowych sprzętów m.in. aparatu fotograficznego.

Po dokładnej analizie potrzeb naszego Klienta, zaproponowaliśmy zaimplementowanie systemu signaturiX, który jest idealną odpowiedzią na liczne wyzwania stojące przed przedstawicielem branży nieruchomości. Zastosowaliśmy rozwiązanie obejmujące zintegrowanie dotychczasowego modułu odbiorowego Pivotal CRM z signaturiXem, wdrożenie usług zaufania Certum (kwalifikowana pieczęć i znacznik czasu) dostarczanych przez firmę Asseco Data Systems i użycie tabletów firmy Samsung.

Klientowi zależało, aby obie strony zawierające umowę przechodziły przez całą procedurę szybko i wygodnie. Dzięki dostarczonej przez nas technologii to możliwe. Obecnie Przedstawiciel Lokum Deweloper przygotowuje w systemie odpowiednią dokumentację i elektronicznie uzgadnia z Klientem dogodny termin jej podpisania. Klient potwierdza odbiór mieszkania składając odręczny podpis elektroniczny na tablecie. Dokumenty są opatrzone kwalifikowaną pieczęcią przedsiębiorstwa oraz kwalifikowanym znacznikiem czasu, co przekłada się na najwyższy poziom ich bezpieczeństwa. Podpisany dokument (w formie pliku PDF) wysyłany jest bezpośrednio do systemu i tam przechowywany. Możliwe jest szybkie wygenerowanie raportu z odbioru. Dzięki temu firma przeprowadza cały proces odbioru drogą elektroniczną i nie generuje nadmiaru papierowych dokumentów.

 

W przypadku przeprowadzenia kontroli w mieszkaniu, system umożliwia dołączenie załączników (np. zdjęć w formacie .jpg) do dokumentu w formacie PDF i przesłanie skompletowanego raportu bezpośrednio do powiązanych wykonawców oraz administratora budynku, co znacznie ułatwia i przyspiesza przepływ informacji. Wszystkie czynności wykonuje się z użyciem jednego tabletu.

Wdrożenie signaturiXa pomogło zredukować koszty operacyjne związane z papierowym obiegiem dokumentów oraz koszty związane ze sprzętem drukującym i powierzchnią do archiwizacji umów. Udało się również wyeliminować błędy zdarzające się na wydrukach oraz konieczność uzupełniania zniszczonych lub zgubionych pism. Procedura odbioru mieszkań została zoptymalizowana, a złożenie podpisu jest teraz znacznie prostsze i szybsze. Ekologiczny aspekt całego procesu to dodatkowy atut, który doceniają Klienci. To również potwierdzenie nowoczesnego wizerunku firmy.

 

Na tym nie koniec. Razem z Lokum Deweloper planujemy rozwijać system. Zostaną wdrożone dodatkowe udogodnienia, które umożliwią również podpisywanie umów przedwstępnych oraz najmu, co otworzy przed branżą deweloperską całkowicie nowe możliwości cyfrowego świata.